Bliv værtsby

Hvorfor blive værtsby for årets event for mødeplanlæggere?´

Alle jyske og fynske byer kan søge om at blive værtsby til det kommende års Planner Days. Det er hensigten, at en ny by vælges som vært hvert år for at inspirere mødedeltagerne mest muligt.

Når din by er vært for Planner Days, har du mulighed for at vise byen frem som mødedestination. Du får branchens allerdygtigste mødeplanlæggere som gæst og har dermed en unik mulighed for at demonstrere, hvorfor landets bedste og mest købestærke mødebookere skal placere fremtidige møder, konferencer, kurser osv. i netop jeres by. Dertil kommer den unikke mulighed dine aktører får, for at netværke og lære denne målgruppe bedre at kende via positiv relationsdannelse.

Planner Days blev afholdt første gang i 2016 i Silkeborg. I 2017 var Vejle  værtsby, og i 2018 var Fredericia og Middelfart sammen værtsbyer.

NB: Se hvilke krav, der skal opfyldes for at blive værtsby længere nede på denne side.

 

Planner Days er opstået som følge af følgende oplevelser i mødebranchen

Der er for få events i Jylland og på Fyn

Det er svært at få fokus på Jylland og Fyn når events foregår i København

Der er for mange ”osere” på de fleste events

Der er generelt for lidt tid til at danne relationer på messer

Hvem er deltagerne på Planner Days?

Når din by er vært for Planner Days, får du landets skarpeste mødebookere på besøg. Planner Days er for mødeplanlæggere, som har stor aktivitet og booker møde-, event- og konferencefaciliteter vest for Storebælt. 

Der mangler decideret efteruddannelse med fokus på mødeplanlæggere

Vi har for få muligheder for at mødes om noget fagligt

Det meste sker i København

Messer er ofte bare mere forvirrende end oplysende

Jeg vil gerne have mere tid til at fordybe mig

Krav til dig som værtsby

Hvis du overvejer at søge om at blive værtsby for næste års Planner Days er der nogle generelle krav, du bør tage i betragtning og inkludere i din ansøgning. Det er væsentligt for Planner Days høje kvalitetsniveau, at der er en bred opbakning fra byens konferencesteder og -hoteller, samt turismeorganisationer og/eller kommuner. Disse skal være aktivt involverede i arrangementet. Ansøgningen bør afspejle maksimal lokal support og klare argumenter for hvorfor, den ansøgende by skal vælges som værtsby.

Ansøgning skal desuden indeholde

  • Skriftlig bekræftelse fra de hoteller, som deltager i Planner Days. Herved bekræftes samtidig hotellernes deltagergebyr i henhold til prislisten under ’Pris’ længere nede på siden
  • En beskrivelse af byens bidrag i form af arbejdstimer, medfinansiering og organisering
  • Idéer til hvordan byen kan deltage aktivt, fx i form af adgang til byens seværdigheder
  • Kontaktperson(er)
  • Pris pr. person i enkeltværelse, inkl. fuld forplejning, inkl. drikkevarer, lokaleleje og standard AV udstyr. Kan evt. opdeles, hvis der er forskellige priser på hoteller, lokaler etc. Det er blot vigtigt, at det er muligt for styregruppen at lave en økonomisk beregning ud fra de oplyste tal
  • Øvrige organisationer, partere (Oplyses med følgende informationer: organisation, kommune, kontaktperson)
  • Forslag til indhold med lokalt præg, inkl. pris
  • Forslag til sponsorer
  • En repræsentant fra byen skal sidde med i styregruppen, der planlægger Planner Days for det konkrete år. Et forslag til hvem, der skal sidde med som repræsentant for byen, skal medsendes

Ansøgningen må ikke overstige 5 A4 sider.

Deadline for ansøgning om at blive værtsby for Planner Days

Deadline for ansøgning til værtskabet for 2020 offentliggøres senere her på siden.

Ansøgningen skal foregå via ansøgningsknappen nederst på denne side.

Sådan udvælges den kommende værtsby for Planner Days

2-3 kvalificerede ansøgninger udvælges og indkaldes til en præsentation for styregruppen primo oktober. Umiddelbart herefter udvælges den endelige værtsby.

Det er styregruppen, som beslutter hvilken by, der vælges som værtsby. Styregruppen består af Lars Hajslund, Stine Nybo og Marlene H. Sylvester-Hvid. Beslutningen sker på baggrund af styregruppens vurdering af hvem, der samlet set kan levere den mest værdiskabende pakke overfor mødeplanlæggerne i forhold til involvering af byens faciliteter og seværdigheder, samt projektets samlede økonomi.

Spørgsmål til ansøgningen

Har du spørgsmål inden du indleverer din ansøgning, er du mere end velkommen til at kontakte Planner Days for nærmere info.

Marlene H. Sylvester-Hvid, marlene@dkbs.dk, +45 26771832

Dato og varighed

I 2019 afholdes arrangementet Planner Days den 21. - 22. maj.

Finansiering

Planner Days finansieres af partnere (herunder, men ikke udelukkende, byens konferenceudbydere), værtsbyen, deltagere og relevante sponsorer. Deltagerprisen for byens konferenceudbydere fremgår af prislisten herunder. Hotelværelser, forplejning og venues afregnes til kostpris.

Et af fordelene og kravene for at deltage som konferenceudbyder er, at disse medbringer nogle af deres bedste kunder til Planner Days. Det er en unik mulighed for at give en særlig oplevelse til nogle af sine gode kunder, samtidig med, at man selv styrker relationen til disse kunder. 

Vi tilstræber, at der under Planner Days er fire medbragte kunder for hver én partner. Målet i 2019 er 150 deltagere i alt på Planner Days. Deltagerantallet ønskes begrænset hertil, da den høje grad af nærhed og stærk relationsdannelse mellem deltagende udbydere og indkøbere er i fokus.

Partnerpris

For prisliste, kontakt Marlene H. Sylvester-Hvid, marlene@dkbs.dk, 26771832

Hvis de enkelte partnere ikke opfylder kravene til antal gæster og leads, vil der blive opkrævet et ekstra markedsføringsgebyr på kr. 5.000, så Planner Days kan tiltrække deltagere på mere traditionel vis. Dette er dog ikke noget, der tilstræbes.

Det er desuden et krav, at man som partner annoncerer Planner Days i eget nyhedsbrev i hhv. 1. kvartal og 2. kvartal af 2019.

Kom med på beatet!

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, for at modtage tilbud, invitationer og andet information.

Spørgsmål?

Marlene H. Sylvester-Hvid
Danske Konferencecentre
marlene@dkbs.dk
26771832

For samarbejdespartnere