Bliv værtsby

Hvorfor blive værtsby for årets event for mødeplanlæggere?

Alle jyske og fynske byer kan allerede nu, søge om at blive værtsby til Planner Days 2024. Det er hensigten, at en ny by vælges som vært hvert år for at inspirere mødedeltagerne mest muligt.

Planner Days blev afholdt første gang i 2016 i Silkeborg. I 2017 var Vejle værtsby, i 2018 var Fredericia og Middelfart sammen værtsbyer, i 2019 var Svendborg og Sydfyn værtsby og i 2022 var vi i Sønderborg. I 2023 drager vi mod Odense. 

Når din by er vært for Planner Days, har du mulighed for at vise byen frem som mødedestination. Du får branchens allerdygtigste mødeplanlæggere som gæst og har dermed en unik mulighed for at demonstrere, hvorfor landets bedste og mest købestærke mødebookere skal placere fremtidige møder, konferencer, kurser osv. i netop jeres by. Dertil kommer den unikke mulighed dine aktører får, for at netværke og lære denne målgruppe bedre at kende via positiv relationsdannelse.

Nederst på denne side kan du se hvilke krav, der skal opfyldes for at blive værtsby til Planner Days. 

Planner Days er opstået som følge af følgende oplevelser i mødebranchen

Der mangler decideret efteruddannelse for mødeplanlæggere

Der er for få muligheder for at mødes om noget fagligt i denne branche

Det meste sker i København

Messer er ofte mere forvirrende end oplysende

Der mangles muligheder for at fordybe sig

Hvem er deltagerne på Planner Days?

  • Afdelingskoordinatorer/ledere
  • Arrangementschefer
  • Chefsekretærer
  • Direktionssekretærer
  • Executive/Personal Assistants 
  • Eventkoordinatorer/managers
  • HR Managers
  • Kursus administratorer/ansvarlige
  • Projektledere
  • Travel Managers

Deadline for ansøgning 2024

Deadline for ansøgning til værtskabet for 2024, er 1. maj 2023. 

Ved interesse i værtskab, hører vi gerne fra dig. Send et par linjer, ved at trykke på ‘jeg er interesseret’ herunder og du hører fra os ASAP.


Sådan udvælges den kommende værtsby for Planner Days

2-3 kvalificerede ansøgninger udvælges og indkaldes til en præsentation for styregruppen. Umiddelbart herefter udvælges den endelige værtsby.

Det er styregruppen, som beslutter hvilken by, der vælges som værtsby. Styregruppen består af Lars Hajslund, Stine Nybo og Marlene H. Sylvester-Hvid. Beslutningen sker på baggrund af styregruppens vurdering af hvem, der samlet set kan levere den mest værdiskabende pakke overfor mødeplanlæggerne i forhold til involvering af byens faciliteter og seværdigheder, samt projektets samlede økonomi.

Spørgsmål til ansøgningen

Har du spørgsmål, er du mere end velkommen til at kontakte Planner Days for nærmere info.

Stine Nybo kan kontaktes på sn@organicer.dk eller tlf. +45 9627 2221. 

Tid og sted

Planner Days i 2024 forventes afholdt i maj. Endelige datoer afstemmes med værtsby. 

Krav til dig som værtsby

Hvis du overvejer at søge om at blive værtsby for næste års Planner Days er der nogle generelle krav, du bør tage i betragtning og inkludere i din ansøgning. Det er væsentligt for Planner Days høje kvalitetsniveau, at der er en bred opbakning fra byens konferencesteder og -hoteller, samt turismeorganisationer og/eller kommuner. Disse skal være aktivt involverede i arrangementet. Ansøgningen bør afspejle maksimal lokal support og klare argumenter for hvorfor, den ansøgende by skal vælges som værtsby.

Ansøgning skal desuden indeholde

  • Skriftlig bekræftelse fra de hoteller, som deltager i Planner Days. Herved bekræftes samtidig hotellernes deltagergebyr i henhold til prislisten under ’Pris’ længere nede på siden
  • En beskrivelse af byens bidrag i form af arbejdstimer, medfinansiering og organisering
  • Idéer til hvordan byen kan deltage aktivt, f.eks. i form af adgang til byens seværdigheder
  • Kontaktperson(er)
  • Pris pr. person i enkeltværelse, inkl. fuld forplejning, inkl. drikkevarer, lokaleleje og standard AV udstyr. Kan evt. opdeles, hvis der er forskellige priser på hoteller, lokaler etc. Det er blot vigtigt, at det er muligt for styregruppen at lave en økonomisk beregning ud fra de oplyste tal
  • Øvrige organisationer, partere (oplyses med følgende informationer: organisation, kommune, kontaktperson)
  • Forslag til indhold med lokalt præg, inkl. pris
  • Forslag til sponsorer
  • En repræsentant fra byen skal sidde med i styregruppen, der planlægger Planner Days for det konkrete år. Et forslag til hvem, der skal sidde med som repræsentant for byen, skal medsendes

Ansøgningen må ikke overstige 5 A4 sider.

Finansiering

Planner Days finansieres af partnere (herunder, dog ikke udelukkende, byens konferenceudbydere), værtsbyen, deltagere og relevante sponsorer. Deltagerprisen for byens konferenceudbydere fremgår af prislisten herunder. Hotelværelser, forplejning og venues afregnes til kostpris.

Et af fordelene og kravene for at deltage som konferenceudbyder er, at disse medbringer nogle af deres bedste kunder til Planner Days. Det er en unik mulighed for at give en særlig oplevelse til nogle af sine gode kunder, samtidig med, at man selv styrker relationen til disse kunder. 

Vi tilstræber, at der under Planner Days er fire medbragte kunder for hver én partner. 

Partnerpris

For prisliste, kontakt Marlene H. Sylvester-Hvid, marlene@dkbs.dk, 26771832

Hvis de enkelte partnere ikke opfylder kravene til antal gæster og leads, vil der blive opkrævet et ekstra markedsføringsgebyr på kr. 5.000, så Planner Days kan tiltrække deltagere på mere traditionel vis. Dette er dog ikke noget, der tilstræbes.

Det er desuden et krav, at man som partner annoncerer Planner Days i eget nyhedsbrev.

Få det hele med...

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, for at modtage nyheder, tilbud, invitationer og andet information.

Spørgsmål?

Marlene H. Sylvester-Hvid
Danske Konferencecentre
marlene@dkbs.dk
26771832

For samarbejdspartnere